Van duizenden ongelezen e-mails naar overzicht

7 tips voor meer overzicht & structuur via de principes van de lege inbox 

Er zijn twee extreme op het e-mailgebied. Aan het ene uiteinde heb je diegenen met een inbox bestaande uit duizenden ongelezen e-mails. Terwijl je aan de andere kant hen hebt die zweren bij “inbox zero”. Wat betekent dat je gedurende de dag op één moment een lege inbox hebt (oftewel geen mails in je postvak-in).

“Het doel is niet de lege inbox. Het doel is het hebben van overzicht en structuur waarbij een lege inbox een middel is om dat te bereiken.”

Zelf heb ik nooit tot de groep behoort met duizenden ongelezen e-mails. Hoe typisch het ook mag klinken, maar ik kan daar gewoonweg niet mee omgaan. De chaos op mijn scherm verplaatst zich direct naar mijn hoofd. Dus bij een volle inbox begin ik meteen te organiseren en structureren zodat het daarna een (bijna) lege inbox is. En misschien dat ik ook een lichte vorm van FOMO (fear of missing out) heb, waardoor ik bang ben belangrijke informatie te missen en dus alle e-mails ook wil lezen.

Maar ik heb ook zeker niet altijd een lege inbox. Voor mij is het hebben van een lege inbox geen doel an sich. Wat ik wil is overzicht. En een (bijna) lege inbox helpt wel enorm om dat te krijgen. 

Dus als jij nu denkt, overzicht in e-mails dat wil ik ook! Goed nieuws: dat kan! Ook al zit je nu nog met die duizenden ongelezen e-mails. Met onderstaande tips kun je hier eenvoudig zelf mee aan de slag. En mocht je denken “ik heb wel wat beters te doen”, dan kun je dit ook gewoon uitbesteden. Yup, dat kan. Benieuwd hoe dat gaat? Stuur me dan een bericht of meld je direct aan voor het GRATIS Strategiegesprek.

“In de kern gaat het erom dat jij weer controle hebt op je e-mails. En niet andersom.”

Tips voor overzicht in je e-mails

1) De eerste stap is het grootst, je zult er echt even voor moeten gaan zitten om van die duizenden ongelezen e-mails af te komen. Je kunt ervoor kiezen om alle e-mails van voor een bepaalde datum ongelezen te verwijderen. Hoe belangrijk kunnen die immers nog zijn?

2) Meld je af voor nieuwsbrieven, notificaties en andere e-mails die je eigenlijk automatisch verwijdert.

3) Plan vaste momenten op de dag in waarop je binnengekomen e-mails verwerkt. Dus niet even tussendoor snel je e-mail bekijken (want dan heb je eigenlijk ook niet echt de tijd om iets te doen met nieuwe informatie). Maar pak bijvoorbeeld op het einde van de ochtend een uur waarin je je volledig focust op je e-mails. Zodoende heb je ook direct tijd om de e-mails te verwerken.

4) Hierop aansluitend, wanneer je e-mails leest verwerk ze direct. Er zijn drie mogelijkheden:

  1. De actie kost je minder dan 2 minuten? Pak het meteen op.
  2. De actie kost je langer dan 2 minuten? Zet de actie op je actielijst/to-do-lijst.
  3. Er is geen actie nodig? Archiveer de e-mail.

5) Tussen de regels door las je het al bij de vorige tip, maar het is niet nodig om ontelbare mapjes te hebben. Tegenwoordig hebben de meeste mailprogramma’s geweldige zoekfuncties. Wanneer je een e-mail nodig hebt zoek je op naam afzender of onderwerp en binnen no time verschijnt de betreffende e-mail op je scherm. Het is niet nodig om hiervoor allerlei mapjes door te klikken. Wat je ook meteen tijd bespaart. De mappen die ik wel aanraad:

    • Actie: voor de e-mails waar je nog een actie op gaat uitvoeren.
    • Leeslijst: de e-mails met lappen tekst of meerdere bijlages en die je dus later nog uitgebreid wilt lezen (bijvoorbeeld op weg naar huis in de trein).
    • Wachten op: e-mails waarvan je input van anderen nodig hebt.
    • Ooit: e-mails die nu niet relevant zijn maar in de nabije toekomst gaan spelen.
    • Archief: voor alle afgehandelde e-mails (wanneer je afgehandelde e-mails archiveert i.p.v. verwijdert zijn ze later altijd weer terug te vinden).

6) Zet de e-mails die om een grote actie vragen niet alleen op je actielijst maar plan hiervoor ook tijd in je agenda. Op deze manier zorg je ervoor dat je binnenkort ook echt tijd hebt om dit op te pakken. En het niet alsnog blijft liggen.

7) Wanneer je enkele projecten hebt die hoog op je prioriteitenlijst staan kun je ervoor kiezen om e-mails van deze afzenders direct naar een eigen map te laten doorsturen. Zelfs wanneer je dan weinig tijd hebt kun je altijd nog even deze sub-inbox verwerken zonder meteen overdonderd te worden door alle andere (minder relevante) e-mails in je inbox.

Aan de slag met die lege inbox

That’s all! In de kern gaat het erom dat jij weer controle hebt op je e-mails. En niet andersom. Door op vaste momenten je mails te verwerken houd je gedurende de rest van de dag focus voor je andere werkzaamheden. Die verdienen namelijk ook jouw volle aandacht.

Bonustip: plan behalve dagelijks vaste e-mail momenten ook wekelijkse een tijdvak voor reflectie. In dit tijdvak verwerk je de e-mails die nog in je actiemap, wachten-op-map en ooit-map staan. Dit voor het uitwerken van acties of het uitsturen van reminders.

Wat houdt je nu nog tegen om je postvak-in op te ruimen?

 

Extra: GRATIS Strategiegesprek 

Samenwerken met een virtual assistant voelt misschien spannend, onwennig zelfs. Je wilt graag verder groeien en dat lukt niet als je zo doorgaat. Maar hoe dan wel? Welke werkzaamheden kun je uitbesteden? En hoe verloopt de communicatie?

Deze en andere vragen beantwoord ik graag voor je. Tijdens het strategiegesprek kun je me al je vragen stellen. Verder vertel ik je welke eerste stappen jij kunt zetten in het krijgen van meer overzicht.

Het enige wat je nu hoeft te doen is hieronder je gegevens in te vullen. Vervolgens krijg je toegang tot mijn agenda zodat je een telefonische afspraak kunt plannen op het moment dat het jou uitkomt!

Add a Comment

You must be logged in to post a comment

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.