Hoe meerdere agenda’s te beheren vanaf je laptop of computer

Een van de werkzaamheden die ik als Virtual Assistant uitvoer is het beheren van agenda’s. Allemaal digitaal en bij voorkeur in Google Agenda. Het is voor mij belangrijk dat mijn eigen agenda gescheiden is van die van mijn klanten. Maar ik wil wel op elk moment elke agenda kunnen raadplegen. Door te werken met meerdere Google accounts en vervolgens gebruik te maken van Chrome profielen heb ik dit helemaal naar mijn wens kunnen inrichten. In dit artikel leg ik uit hoe Chrome profielen werkt en hoe je dit slim kan inzetten voor agenda beheer.

In een volgend artikel leg ik uit hoe je vanaf je telefoon meerdere Google agenda’s kunt beheren. 

Agenda’s beheren

Mijn eigen agenda staat volledig digitaal. Hiervoor gebruik ik Google Agenda. Het is overzichtelijk, gebruiksvriendelijk en ik kan het zowel op mijn laptop als telefoon gebruiken. Alle apparaten zijn met elkaar gesynchroniseerd dus ik heb altijd de meest recente versie van mijn agenda voor me. 

Ook agenda’s van klanten beheer ik bij voorkeur in Google Agenda. Toen ik hier net mee begon ben ik op zoek gegaan naar een efficiënte manier om dit in te richten. Want wat ik niet wilde, is dat telkens wanneer ik de agenda van een klant wil raadplegen ik eerst uitlog op mijn eigen agenda om vervolgens in te loggen op het account van mijn klant. 

Dit zijn veel handelingen die alleen maar extra tijd kosten. Hier ben ik niet bij gebaat en dit is ook helemaal niet voordelig voor de klant. Ik wil eenvoudig en snel kunnen schakelen tussen agenda’s.

En persoonlijk houd ik van een duidelijke scheiding privé-werk, dus ik wil de agenda van een klant niet vanuit mijn eigen agenda omgeving beheren.

Gelukkig is dit ook niet nodig. Het is mogelijk om zowel op je laptop als telefoon eenvoudig en snel te schakelen tussen meerdere Google agenda’s. In dit artikel vertel ik hoe je meerdere agenda’s beheert op je laptop (zowel Windows als Mac). 

Google Chrome Profielen

Door gebruik te maken van verschillende Google accounts en deze vervolgens te koppelen aan een eigen Chrome profiel kun je op je laptop snel schakelen tussen Google agenda’s. 

Mocht je geen gebruik maken van de webbrowser Chrome maar bijvoorbeeld Mozilla Firefox gebruiken dan is onderstaande in grote lijnen ook toepasbaar alleen zullen de exacte benamingen net even anders zijn. 

Een Google account bestaat uit een e-mailadres en wachtwoord waarmee je gebruik maakt van alle Google applicaties zoals Google Agenda en Google Drive. Dit kan een @gmail.com adres zijn maar je kunt ook een Google account aanmaken op je eigen domeinnaam. Hier maak je een Google account aan. Klik op ‘Mijn huidige e-mailadres gebruiken’ wanneer je een account wilt aanmaken op je eigen domeinnaam. 

Een Chrome profiel bestaat uit een Google account waarmee je bent ingelogd op de webbrowser. Deze functionaliteit vind je rechtsboven in de browser (zie afbeelding hieronder). En nadat je eenmaal je eerste profiel hebt ingesteld kun je via de knop ‘mensen beheren’ volgende profielen toevoegen.

Google Agenda beheren

Met de functionaliteit profielen kun je eenvoudig en snel schakelen tussen verschillende Google accounts. Elk profiel heeft zijn eigen bladwijzers, favorieten en browsergeschiedenis. En ook zijn eigen Google omgeving zoals Google Drive en Google Agenda. 

Een voorbeeld: wanneer ik een Chrome venster heb geopend vanuit mijn privéprofiel kan ik zonder inloggen naar Facebook en LinkedIn. Terwijl het venster waarop ik ben ingelogd met mijn werkprofiel niet de inloggegevens van deze websites heeft opgeslagen. Vanuit dit werkprofiel kan ik juist zonder inloggen naar mijn Google Analytics pagina en mijn Trello bord. En wanneer ik een derde venster open vanuit het profiel van een klant dan kan ik direct naar zijn of haar agenda of social media accounts.

Direct aan de slag met agenda beheer

Volg de volgende stappen om meerdere agenda’s te beheren met daarbij een duidelijk privé-werk scheiding:

  1. Vraag aan je klant een eigen e-mailadres op zijn of haar domeinnaam.
  2. Maak een Google account aan op dit e-mailadres. (Note: wanneer dit niet een @gmail.com adres is klik dan op ‘mijn huidige e-mailadres gebruiken’). 
  3. Creëer een Chrome profiel voor dit Google account. Tip: In dit filmpje wordt stap voor stap uitgelegd hoe je dit doet. 

Wanneer je nu naar Google Agenda gaat zit je in een agenda omgeving die helemaal losstaat van je eigen agenda. Vanuit hier kun je de agenda van je klant toevoegen en beheren.

Vragen?

Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen of opmerkingen neem dan contact met me op. Ik help je graag verder!

One Response

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *