10 programma’s die zorgen voor tijdsbesparing, met én zonder VA.

Samenwerken met een virtual assistant (VA) is één oplossing voor het (terug)krijgen van tijd. Maar misschien geldt voor jou dat er ook al winst te behalen valt door te kijken naar de manier waarop je werkt? En in hoeverre je bestaande programma’s voor je laat werken? Hiermee kun je zeker zorgen voor tijdsbesparing.

Tijdsbesparing door digitale programma’s

Afgelopen maanden heb ik verschillende online programma’s uitgeprobeerd. Programma’s die op verschillende vlakken zorgen voor tijdsbesparing op routine klussen. Met als uiteindelijk resultaat: meer tijd voor datgene wat je belangrijk vindt. Datgene waarvoor je bent gaan ondernemen.

Het kan natuurlijk zo zijn dat jij helemaal geen zin hebt om je bezig te houden met de inrichting van onderstaande programma’s. No worries. In dat geval vraag je alsnog een virtual assistant om je daarbij te ondersteunen en om dit van je over te nemen. Meteen twee keer winst. Want jij houdt je helemaal niet meer bezig met de randzaken van het ondernemerschap en doordat je processen nu efficiënter lopen kost het uitbesteden ook minder tijd & geld. 

De programma’s heb ik op onderwerp onderverdeeld. Per onderwerp  vertel ik je wat mijn favoriet is maar ook wat de alternatieven zijn. Wat namelijk voor mij werkt hoeft niet perse voor jou te werken. Gelukkig hebben de meeste programma’s een gratis optie waardoor je eerst kan uitproberen om te bepalen of dit is wat bij jou past. Zodat je uiteindelijk alleen programma’s gebruikt die daadwerkelijk zorgen voor tijdsbesparing. 

Natuurlijk ben ik erg benieuwd wat jij van dit overzicht vindt. Neem ook vooral contact met me op wanneer je over een van de programma’s meer wilt weten. Ik help je namelijk graag verder met het automatiseren van je bedrijfsprocessen zodat ze voor je gaan werken.  

Voor nu, de 10 type programma’s die je zorgen voor tijdsbesparing:

1. Projectmanagement tool

Een centrale online plek waarin je je to-do’s verzamelt en vanuit waar je met teamleden en je virtual assistant aan projecten werkt.

Dit levert je een dubbele win op, want:

  • door een digitale to-do-lijst te gebruiken heb je altijd bij de hand wat je nog moet doen ook al ligt je notitieblokje of stapel vol geschreven post-its thuis, op kantoor of waar dan ook. 
  • En deze zelfde tool kun je ook gebruiken voor samenwerkingsprojecten. Het houdt je mailbox schoon want het is niet meer nodig om voor elke update een mail te sturen maar je kunt dit verwerken in deze tool en daarbij is elke aanpassing direct zichtbaar voor je teamleden. 

Mijn favoriet: Trello

Alternatieven: Asana, ClickUp

 2. Online boekhouden

Een programma dat voorziet in koppelingen tussen je bankafschrijvingen, facturen, offertes en je boekhouding. Verwerk je al je financiele gegevens nog in Excel? Dan gaat de overstap naar een boekhoudprogramma zeker zorgen voor tijdsbesparing. De eerste keer kan het wat overweldigend zijn, gezien alle opties die deze programma’s bieden. En het kost dan ook wat tijd om alles in te stellen. Maar deze investering betaalt zich zeker terug. En het is altijd mogelijk om hulp in te schakelen van een virtual assistant voor het opzetten van je boekhoudprogramma. Waneer alles ingericht is kun je alsnog kiezen of dit iets is wat je zelf wilt blijven bijhouden of waar je je liever niet meer mee bezig houdt en een VA voor inhuurt (lees hier meer over).

Mijn favoriet: e-Boekhouden

Alternatieven: Moneybird (om eerlijk te zijn zit ik er aan te denken om naar dit programma over te stappen, dus wie weet is het binnenkort mijn nieuwe favoriet), Moneymonk

3. Urenregistratie:

Uren bijhouden voor je klanten, je eigen administratie en natuurlijk ook voor de belastingdienst. Het ideale van deze programma’s is dat met één druk op de knop gestart wordt met je tijdregistratie (zowel op mobiel als laptop). Dus op een hele snelle en eenvoudige manier helpt het je om overzicht te houden naar waar je tijd heen gaat en hoeveel uur je nog beschikbaar hebt voor welk project. Scheelt toch weer die stress aan het einde van de maand om uit te zoeken hoeveel uur je aan welk project hebt besteed. 

Mijn favoriet: Toggl

Alternatieven: Timechimp, GetHarvest

4. Social media planner

Social media is hot. Het is belangrijk dat je continu online zichtbaar bent. Maar daarnaast loopt je business as usual ook gewoon door. Dilemma! Om je tijd op de social media kanalen te beperken raad ik aan om gebruik te maken van een social media planner. Blok een vast een moment in de week voor het opstellen van je posts en plan ze direct in voor de volgende week. Nu heb jij er geen omkijken meer aan. Wanneer je ‘s avonds op de bank zit en nog even door je Instagram feed scrollt kun je meteen reageren op al die leuke reacties die je gedurende de dag van je volgers hebt ontvangen. 

Mijn favoriet: Buffer

Alternatieven: Planoly, Hootsuite, Later

Update 18-09-2019: het is vanaf nu ook mogelijk om Instagram berichten via de Creator Studio van Facebook in te plannen. Bijkomend voordeel is dat je ook direct toegang hebt tot al je statistieken.  

5. Cloud opslag

Altijd overal elk document bij de hand. Wat op je laptop staat, is ook toegankelijk via je telefoon. Documenten worden automatisch opgeslagen, dus geen paniek wanneer je zelf vergeten bent om op opslaan te klikken. Mappen en documenten kunnnen ook gedeeld worden met teamleden. Wijzigingen zijn direct voor iedereen zichtbaar en er kan realtime op elkaars toevoegingen gereageerd worden. Geen verwarringen met verschillende versies die in de mailbox rondslingeren. Hopelijk onnodig om te zeggen, maar echt een must om te gebruiken.

Mijn favoriet: Google Drive

Alternatieven: Dropbox, OneDrive

6. Online tekenen van documenten

Zonder rompslomp offertes en overeenkomsten tekenen en laten tekenen. Geen geprint meer van documenten om vervolgens foto’s te maken of het document in te scannen en terug te mailen. Gewoon digitaal ondertekenen op een rechtsgeldige manier. Daarnaast bieden veel van deze programma’s opties om het te koppelen aan je cloud opslag zodat documenten ook in een handomdraai opgeslagen worden en het overzichtelijk is wat de status is van elk document. Scheelt jou, of je virtual assistant, meteen een hoop tijd. 

Mijn favoriet: SignRequest

Alternatieven: HelloSign, DigiSigner 

7. Inbox pauzeren

Efficient werken hangt ook samen met je vermogen om gefocust te werken. Wat zeker helpt is om alle notificaties op je telefoon en laptop uit te zetten. En pas wanneer je een app opent zie je of er iets nieuws is gebeurd. Maar soms is zelfs dat niet genoeg en dan raad ik je aan om, in geval van je e-mail, je inbox te pauzeren. Er komt dan hoe dan ook geen nieuwe mail binnen. Dus zelfs wanneer je je laat verleiden om je inbox te openen  (terwijl je eigenlijk iets anders ging doen) zie je een lege inbox. Pas wanneer je handmatig akkoord geeft voor het binnenhalen van nieuwe mails stromen de nieuwe verzoeken binnen. Maar dat doe je pas wanneer je klaar bent met je afgesproken taak, toch?

Mijn favoriet: Boomerang for Gmail

Alternatieven: bij gebruik van Outlook of Thunderbird kun je dit via het mailprogramma zelf instellen

8. Data uitwisselen

Data uitwisselen tussen apparaten en deze direct geopend zien te worden. Het is niet nodig om bestanden eerst in de cloud op te slaan en via meerdere klikken het bestand op te zoeken. Via Pushbullet (of Airdrop wanneer je beide devices een Apple zijn) kun je met een klik data, links en bestanden uitwisselen.

Mijn favoriet: Pushbullet

Alternatieven: Airdrop (voor tussen 2 Apple devices)

9. Productiviteit apps

Afleiding is funest voor je productiviteit. Soms leggen we de lat misschien ook wel te hoog. Zeker wanneer je verwacht dat je de hele dag productief moet zijn. Dat gaat niet lukken. Wat wel werkt is om met blokken te werken. Plan blokken waarin je gefocust werkt  en wissel deze af met korte pauzes. Deze laatste zijn nodig om je brein te laten rusten. En de blokken waarin je gefocust werkt, daarin werk je aan 1 taak zonder afleiding. Onderstaande programma’s helpen je om niet afgeleid te worden. Je stelt een tijd in en gedurende dit tijdvak werk je alleen aan die ene taak. Daarna, the floor is all yours. Totdat je pauze blok er op zit en je weer verder gaat met je volgende focus blok. 

Mijn favoriet: Forest

Alternatieven: Pomodoro tracker, Rescue Time 

10. Jij-hoeft-niet-alles-zelf-te-onthouden-en-laten-we-het-wel-zo-veilig-houden

De titel zegt hopelijk al genoeg. Stop met het geheime boekje waarin je achterin al je wachten woorden hebt opgeschreven. En stop met het gebruiken van overal hetzelfde, of bijna hetzelfde, wachtwoord omdat je het zo lastig vindt om al je wachtwoorden te onthouden. Doe vooral geen moeite om al je wachtwoorden te onthouden. Laat het voor je onthouden. Dan is dat alvast een zorg minder voor jou. En bovendien genereren deze programma’s zelf wachtwoorden die vele malen sterker zijn dan de wachtwoorden die de meeste van ons bedenken. Wat het direct een stuk veiliger maakt. 

Favoriet: LastPass 

Alternatieven: KeePassX, Dashlane

Meer informatie

Heb je opmerkingen of wil je meer weten over een van deze programma’s neem dan contact met me op. Ik help je graag verder met het automatiseren van je bedrijfsprocessen en deze vervolgens in te richten zodat het inderdaad tijdsbesparing oplevert. Mail me hiervoor op loes@poweredbyloes.com of bel naar 06-12840674.

Add a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.